Internrevisionen: 86 procent av LU:s tjänsteresor redovisas felaktigt

Tjänsteresor för 162 miljoner kronor – men i 86 procent av de granskade fallen saknas fullständig dokumentation. Det visar en granskning från internrevisionen om hur tjänsteresor hanteras vid Lunds universitet.
– Så ska det inte vara. Det måste vi jobba på, säger Filip Bengtsson, ekonomidirektör vid Lunds universitet.

Under 2024 uppgick Lunds universitets (LU) totala resekostnader till cirka 162 miljoner kronor. Pengarna gick till flyg, tåg, hotell och andra kostnader i samband med tjänsteresor för anställda vid Lunds universitet. Men när internrevisionen, LU:s oberoende säkrings- och rådgivningsverksamhet, granskade ett urval av fakturor och reseräkningar var endast 14 procent helt utan anmärkning. I 86 procent av fallen fanns minst en brist. Vanligast var att det saknades tydligt underlag som visade syftet med resan eller att bokningar gjorts utanför upphandlade avtal utan dokumenterad motivering.

Granskningen pekar sammantaget på möjliga risker kopplade till hanteringen av resekostnader, bland annat felaktig användning av offentliga medel och skattemässiga konsekvenser.

Hanna Ericsson, internrevisor vid Lunds universitet, genomförde granskningen av tjänsteresorna. Hon menar att det inte fanns någon konkret misstanke eller uppmärksammat fall där tjänsteresor inte redovisats korrekt.

– Däremot så utgår revisionsplanen alltid från någon typ av riskvärdering. Vi granskar inte sådant som vi generellt vet fungerar och där vi inte ser några risker. Då finns det ingen anledning för oss att titta på det. Här såg vi att det skulle kunna finnas en risk. Det är en ganska decentraliserad organisation med många som reser för ganska mycket pengar, säger Hanna Ericsson.

Internrevisionen granskade tjänsteresor genom både systematiska och riskbaserade stickprov, där resor med högre belopp eller bristfällig dokumentation valdes ut. Metoden syftar till att identifiera brister men ger inte en korrekt bild av alla resor.

Filip Bengtsson är ekonomidirektör vid Lunds universitet. Han ansvarar för universitetets ekonomisektion och har därmed ett samordningsansvar för frågor som rör tjänsteresor.

– Jag blev lite förvånad över att det var en så stor andel. Men när man läser granskningen ser man att resorna har valts ut enligt vissa principer. De har till exempel tittat på mer komplexa resor med flera delar. Hade man gjort ett helt slumpmässigt stickprov tror jag inte att andelen hade varit lika hög, säger han.

Trots det menar han att förbättringar behövs.

– Det är fortfarande mycket fel. Så ska det inte vara. Det måste vi jobba på.

Filip Bengtsson avfärdar misstankar om att siffrorna skulle bero på fusk och beskriver bristerna som ett utslag av slarv.

– Man kanske tänker: Min chef vet ju att jag var på konferensen, då låter jag bli att lägga in underlaget, säger han.

Faktum är dock att 162 miljoner kronor i skattemedel går till tjänsteresor samtidigt som brister hittas i 86 procent av fallen.

– Vi ska göra rätt. Vi vill ju ha alla underlag i resan. Det finns ju självklart en risk att det kan vara fel, säger Filip Bengtsson.

Hanna Ericsson understryker att anmärkningarna i granskningen inte automatiskt betyder att anställda har rest privat på universitetets bekostnad.

– Men det vi säger är att vi inte säkert kan se att det har varit resor i tjänsten, säger hon.

För att åtgärda bristerna ser hon ett stort värde i att göra reglerna lättillgängliga och tydliga.

– Om man förtydligar regelverket och klargör för medarbetarna vad som gäller tror jag absolut att uppföljningen kan stärkas och att hanteringen blir mer transparent, säger hon.

Filip Bengtsson instämmer. Han betonar att det ska vara lätt att göra rätt.

– Vi har redan genomfört en del av revisionsrekommendationerna. Bland annat har vi sett över och paketerat om riktlinjerna så att de ska bli tydligare och lättare att hitta. Det arbetet hade vi påbörjat redan innan rapporten kom. Nästa steg är utbildning och informationsinsatser, särskilt riktade till dem som granskar och attesterar resor, säger Filip Bengtsson.

Lunds universitet har ett avtal med en resebyrå som medarbetarna ska använda för bokning av resor och logi. Men många upplever resebyrån som dyr och krånglig. Filip Bengtsson delar inte den bilden fullt ut.

– Krångligt? Ja, det kan det vara ibland. Men jag skulle inte säga att det är svårare än att boka en resa privat. Oftast gör man det enkelt själv online via systemet. Är det mer komplicerat kan man ringa och få service. Jag tycker att det är lika svårt, eller lika lätt, som att boka en resa privat via en resebyrå, säger han.

Samtidigt medger han att det finns brister och att vissa resor ibland bokas utanför avtalet.

– Det är ju inte bra att gå utanför resebyråavtalet, och det vill vi undvika. I vissa fall måste det ändå göras, säger han och nämner tågresor där man vill sitta i en särskild färdriktning som exempel.

När avtalet med resebyrån går ut ska ett nytt slutas. Filip Bengtsson säger att lärdomar från internrevisionens granskning beaktas i processen.

– Det ska inte vara svårt att boka en resa. Man ska helst inte kunna göra fel. Det ska vara lätt att göra rätt. Och då försöker vi få en resebyrå som underlättar det för oss, säger Filip Bengtsson.

Internrevisionen föreslår tydligare regler för tjänsteresor och stärkta rutiner för intern kontroll. Det handlar bland annat om att klargöra vad granskare ska kontrollera, överväga krav på skriftligt förhandsgodkännande och följa upp resekostnader mer systematiskt. I ett yttrande till styrelsen instämmer universitetsledningen att förbättringar behövs. De har därför samlat föreskrifter och råd i dokumentet Riktlinjer för tjänsteresor och planerar stickprov och utbildningsinsatser.

Men trots varningar om skattemässiga risker och felaktig användning av offentliga medel väljer ledningen att inte införa skriftliga förhandsgodkännanden. Motiveringen är att det skulle bli för administrativt tungt. Därmed fortsätter LU att förlita sig på muntliga överenskommelser, fastän granskningen pekar ut bristen på dokumentation som det största problemet i de granskade fallen.

– Vi vill först behålla nuvarande ordning men satsa på utbildning och information. Fungerar det inte och bristerna kvarstår, ja då får vi ta nästa steg, säger Filip Bengtsson.

Artikeln publicerades först i Lundagård #2 2026. Läs hela tidningen i digitalt format här.